Аж ахуйн нэгж, байгууллагын дарга, захирлаар ажиллаж байгаа, мөн энэ албанд эрт орой хэзээ нэгэн цагт очиж ажиллах хүмүүст зориулж манай холбоо цуврал нийтлэл бэлтгэн хүргэж байгаа. Энэ хүрээнд бизнесийн удирдлагын олон улсын зөвлөх, The Effective managers судалгааны байгууллагын захирал Двайт Михайличтай хамтран цувралын эхний дугаарыг “Түүнээс цааш газар үгүй” буюу “CEO-гийн онцгой эрх үүрэг” нэртэй гаргасан.
Харин энэ удаагийн буюу хоёрдахь цувралыг “CEO (гүйцэтгэх захирал) -н үндсэн 6 чиг үүрэг”- нэртэй бэлтгэв. Энэхүү нийтлэлийн товч агуулгыг монгол хэлнээ гурван “У” буюу 1. Удирдан чиглүүлэх, 2. Уялдуулан холбох, 3. Урам зориг өгөх гэж хялбарчилж болох мэт.
Тунгаан болгооно уу
Байгууллагын захирал хүн үндсэн зургаан гол чиг үүрэгтэй байдаг тухай өмнө өгүүлсэн. Захирал тэдгээр чиг үүргээ хэр зэрэг уялдаа холбоотой, үр дүнтэй хэрэгжүүлж чадаж байгаа эсэхээс эцсийн дүнд бүх ажлын хувь заяа шалтгаалдаг болох нь амьдрлаар нэгэнт нотлогдсон зүйл юм.
Ингээд эдгээр чиг үүргийг нэг бүрчлэн авч үзье.
1. Удирдан чиглүүлэх
Захиралын албан тушаал бол байгууллага дахь хамгийн өндөр албан тушаал. Тэрээр Удирдах болон захирлуудын зөвлөлийн өмнө үйл ажиллагааныхаа үр дүнг тайлагнах үүрэг хүлээдэг ч энэ нь менежер – туслах менежер хоорондын харилцаанаас тэс ондоо. Ихэнхи захирлууд өөрийн үндсэн чиг үүрэгт гэхээсээ илүүтэй Удирдах зөвлөл, хувь нийлүүлэгчдийн өмнө хүлээсэн үүрэгтээ хэтэрхий их ач холбогдол өгөх нь ажиглагддаг.
Гүйцэтгэх Захирал байгууллагын хамгийн өндөр удирдах албан тушаалтны хувиар өөрийн гэсэн тодорхой байр суурьтай байж нийт ажилчидаа урам зориг өгч, манлайлахын зэрэгцээ гол нь өөрийн удирдлага дор ажиллаж буй хүмүүсээ тодорхой удирдлага, чиглэлээр хангаж тэдэнтэй тулж ажиллах ёстой. Ингэхдээ дараах 5 зарчмыг баримтлах нь чухал. Үүнд :
1. Төлөвлөх (байгууллагын хэмжээний болон тодорхой ажлын зорилтууд)
2. Хийх (зөвхөн захирлын л хийх ёстой, өөр бусдын үл чадах ажил үүргүүд)
3. Ажлын цар хүрээ, удирдамжийг тодорхойлох (өөрийн харьяаны удирдлагын)
4. Ажил хуваарилан даалгах (шууд тайлагнагч нарт)
5. Эргэх холбооны тогтолцоог бий болгох (шууд тайлагнагч удирдлагын баг, харилцагч байгууллага, хувь нийлүүлэгч нартай)
Захирал хүн эдгээр ажлуудыг хийхгүй нөхцөлд дэд захирлуудаас эхлээд таны шийдвэр, удирдамжийг бус харин өөрийн үзэмжийг гол болгон ажил төрөл сарниж, урсгал шинжтэй болон улмаар байгууллага даяар “Хятад шивнээ” тоглоомын үлгэр эхэлж “дам”-ын цуу үгээр ажил явагддаг болох аюултай.
2. Ажил байгууллага даяар зохистой хуваарилагдаж, даалгагдах нөхцлийг бүрдүүлэх
“Бид байгууллага дотроо сайн харилцаж, ойлголцож чаддаггүй” гэж хүмүүс хэлэх хэр их сонсдогддог вэ? Энэ асуудал байнга яригддаг ч яагаад хэзээ ч шийдэгддэггүй вэ? Яагаад гэвэл ажлаа амжилттай гүйцэтгэхийн тулд хүн болгонд өөр мэдээллүүд хэрэгтэй байдаг. Өөрөөр хэлбэл ихэнх “Муу харилцаа” ажил давтагдах эсвэл мэдээлэл дутуугаас болж хэрэггүй ажлууд хийгдэх үед хүмүүст үүсэх цухалдлын илрэл байдаг.
Тэгэхээр үүнийг яаж шийдэх вэ?
Байгууллага болгонд ажлын хариуцлага, эрх мэдлийн тогтолцоо байх ёстой ба байгууллагад ажил яаж хуваарилагдан даалгагдаж, менежерүүд ажилчдаа хэрхэн удирдаж, хариуцлага үүрүүлэх талаар тодорхой бичсэн, тогтсон зүйл байх хэрэгтэй. Энэ нь тушаал, хяналт ихтэй орчинг бүрдүүлэх, бас хүмүүсийн сэтгэн бодох, шийдвэр болон санаачлага гаргах эрх чөлөөг боогдуулах зорилгоор бус, харин ажил хэрэг тасалдахгүй, тогтвортой явагдах нөхцлийг бий болгох системтэй байх ёстой. Ингэснээр менежерүүдийн гаргаж буй ажлын санаачлагууд байгууллагын стратегийн чиг хандлагуудтай уялдаатай байх нөхцлийг бүрдүүлнэ. Энэхүү бүтэц нь бусдад хуваарилагдсан ажлууд, даалгасан үүрэг зорилтуудын эрэмбэ дараа, цар хүрээ болон ажил хариуцах, шийдвэр гаргах зохистой албан тушаал зэргийг тодорхойлж өгдгөөрөө чухал ач тустай.
3. Байгууллага даяар ажлууд саадгүй явагдах нөхцлийг бүрдүүлэх
Эффектив Менежерс™-ийн судалгаагаар албан тушаалууд хоорондоо өндөр хамааралтай байх тусам байгууллага дотор албан тушаалын зөрчил их байдаг гэжээ. Үүнийг “churn” буюу “доош татагч” гэж нэрлэдэг. Байгууллагын аль хэлтэст ажиллахаас шалтгаалаад ажилчид аль ажлаа чухалчилж буй нь хоорондоо зөрчилдөх нь элбэг. Мөн хүмүүс ажлаа хийхдээ нэг нэгэндээ найддаг. Гэвч өөр хүний хариуцсан ажилд өөрийн чухал ажлуудаа хойш тавьж хүч энергээ зарцуулах тохиолдол ихэсдэг.
Байгууллагын соёл ихэнхдээ: “Чи цалин авч байгаа, өөрөө зохицуулаад учраа ол!” гэсэн хандлагатай байдаг. Гэвч ямар ч гэрэл дохиогүй хотын гудамжаар машин барихад эмх замбараагүй байдал үүсдгийн адил байгууллагад ч бас “замын хөдөлгөөний дүрэм” шиг ажлын урсгалын дүрэм байх шаардлагатай. Ингэхдээ ажил дээрээс доош хэрхэн явагдахыг заасан ажлын хариуцлага, эрх мэдлийн тодорхойлолт дангаараа хангалттай биш. Зөвхөн дээрээс доош байхаас гадна, хөндлөн чиглэрээр буюу газар, нэгж хооронд хэрхэн ажил явахыг тодорхойлох хэрэгтэй.
Үүнтэй холбогдуулан гүйцэтгэх захирал хоёр зүйлийг заавал хийх ёстой. Эхнийх нь энэ толтолцоог бий болгож, хэрэглэж байгаа байдлыг хянах, баталгаажуулах. Хоёр дахь нь байгууллагын процессуудыг хариуцаж буй хүмүүс өөр өөрийн үүрэг хариуцлагаа ойлгож, ухамсарлаж байгааг баталгаажуулах юм. Ажлын ихэнхийг өөр хүмүүст хуваарилан даалгаж болох ч, зөвхөн гүйцэтгэх захирал л процесс бүрийн ажлын агуулга болон эдгээр нь ямар нөлөөтэй байхыг тодорхойлох эрх мэдэл, алсын хараа бүхий шийдвэр гаргах, цорын ганц албан тушаалтан байдаг.
4.Байгууллагын Зөв загварыг гарган хэрэгжүүлэх
Байгууллага одоогийн байдалдаа тохирсон, олон янзын зангилаагүй, уян хатан бүтэж загвараар ажиллаж байгаа гэдэгт захирал хүн бүрэн итгэлтэй байх ёстой. Байгууллагын загварыг бий болгосоноор хатуу дэг жаяг, инерци үүсгэдэг гэж боддог онолтнууд олон бий ч амьдрал дээр энэ нь харин ч эсрэгээрээ байдаг.
Байгууллагын зөв загвар гэдэгт ажлын фронт дээрхи ажилтны ажил менежерүүдийнхээс өөр, менежерийн ажил захирлынхаас өөр байна гэх мэтээр ажил хэрэг хэр нарийн, төвөгшил өндөртэй зэргээс хамаараад өөр өөр байдаг гэдгийг ойлгохоос эхэлнэ. Мөн байгууллагын бизнесийн модел болон стратегээс хамааран хэдэн үе давхаргатай байвал зохистой гэдгийг тодорхойлох нь чухал.
Байгууллагын загварын бодлогогүй байвал байгууллага өсөж томрох тусам хэт олон давхарга үүсэж улмаар эдгээр давхаргуудын дунд ажлууд давхардаж эхэлдэг. Давхарга дутах тохиолдол арай ховор ч, чанарын асуудлууд үүсгэж, эрсдлийг ихэсгэдэг ноцтой үр дагавартай. Байгууллагын зөв загвар нь байгууллагын бусад тогтолцоо тодорхойлох үндэс болохоос гадна ажил сайжруулах зохистой арга хэмжээнүүдийг авч хэрэгжүүлэх боломж, нөхцлийг бүрдүүлнэ.
5. Авъяас, Ур Чадварын Менежментийн үр дүнтэй систем бий болгох
Байгууллагын үйл ажиллагаа байгууллагын зөв загвар нь тухайн байгууллагад ажил яаж хуваарилагдан даалгагдаж ажил нэг хэсгээс нөгөө рүү хэрхэн урсаж байгааг тодорхойлсон ажлын хариуцлага, эрх мэдлийн тогтолцоо юм. Гүйцэтгэх захирал ажлын байруудад тохирох хүмүүсийг томилох систем байгаа гэдэгт бүрэн итгэлтэй байх хэрэгтэй.
Менежерүүд ажлаа сайн хийхийн тулд Асуудал Шийдвэрлэх Чадвар, Мэдлэг Чадамж, бас “Application”( Хэрэгжүүлэх Чадвар) гэсэн 3 хүчин зүйлстэй байх хэрэгтэй. Үүнээс гадна, эдгээр хүчин зүйлс хийх ажилтай нь уялдсан байх шаардлагатай. Ажилд авах эсвэл тушаал дэвшүүлэхэд харгалзаж үздэг хамгийн нийтлэг шалгуур нь Мэдлэг, Чадамж (“competency” буюу өрсөлдөөнт чадвар гэж ойлгох тохиолдол байдаг ба энэ нь тийм ч хэрэгцээтэй биш) гэж үзээд Асуудал Шийдвэрлэх Чадвар болон Хэрэгжүүлэх Чадварт хангалттай ач холбогдол өгдөггүй тал ажигдагддаг.
Асуудал Шийдвэрлэх Чадвар нь тухайн хүний аливаа асуудлыг шийдэж гаргалгаа гаргах чадвар бөгөөд цаг хугацааны туршид боловсорч “нас бие гүйцдэг”. Энэ чадварыг зааж сургах боломжгүй. Одоо баг дотор хамгийн сайн ажиллаж байгаа ажилтан менежерийн сул орон тоонд хамгийн түрүүний нэр дэвшигч байна гэж бодож болохгүй. Гүйцэтгэх Захирлын хувьд тушаал дэвшүүлэхэд Петрийн Зарчимаас зайлсхийхийг хүсэж байвал Авьяас, Ур Чадварын менежментийн хүрээнд Асуудал Шийдвэрлэх Чадварыг маш сайн ойлгох хэрэгтэй.
Мэдлэг ба Ур Чадвар нь гурван үзүүлэлтээс бүрддэг. Мэдлэг гэдэг бол тухайн хүний карьер эсвэл амьдралынхаа туршид цуглуулсан хуримтлагдсан мэдээллүүдийн цогц юм. Зарим мэдлэгийг туршлагаар олж авдаг ч зөвхөн туршлага дээр тулгуурладаг гэж бас хэлж болохгүй. Техникийн ур чадвар нь мэдлэгээ ашиглах буюу юу мэддэгээ хэр сайн ашиглаж чадах вэ гэдэгт оршдог. Бусадтай Харилцах Ур Чадвар нь хийх ажлаа сайн ойлгохын зэрэгцээ, тухайн хүн янз бүрийн нөхцөл байдал болон орчинд дасан зохицож бусадтай зохистой харилцах чадварыг хэлнэ.
Ажилд авах, мөн тушаал дэвшүүлэхэд тэр болгон авч хэлэлцэгддэггүй чадвар бол Хэрэгжүүлэх Чадвар юм. Жишээ нь, ажлын байранд нэр дэвшигч нь орох гэж буй ажлаа хэр сайн ойлгож, үнэлж байна вэ? Ажилдаа гаргууд мундаг мэргэжлийн ажилтан даргын албан тушаалд томилогдоод хэдхэн сарын дараа түүний удирдаж буй баг бүтэлгүйтэн амжилтгүй ажиллахыг бид хэр их харж байсан бэ?
Эсвэл таны урдаа барьдаг “баруун гар” чинь анхан шатны менежерийн энгийн ажлыг хийж чадахгүй байгаа тохиолдол гарч байсан уу? Ажилтан менежментийн буюу удирдах албаны ажлыг үнэлэхгүй, зөвхөн тушаал дэвших л сонирхолтой байгаа бол ажилчдаа сургах, багийн уулзалтууд зохион байгуулах, ажилчдын гүйцэтгэлийг үнэлэх гэх мэт хийх гэж буй ажлынхаа хамгийн чухал хэсгийг ойлгохгүй, үл хайхарна гэсэн үг юм. Үүний оронд тэд зөвхөн өөрсдийн сайн хийж чадах ажлыг буюу өмнөх ажлын байр дээрээ юу хийж байсан тэрийгээ л хийсээр байх болно гэсэн үг.
Мэдээж хэрэг хүний нөөцийн дарга Авьяас, Ур Чадварын Менежментийн системийг хариуцан ажиллах ч, Гүйцэтгэх Захирал энэ систем үр дүнтэй ажиллаж байгааг үргэлж хянах үүрэгтэй.
6. Дэмжих Системийг бий болгож удирдах
Гүйцэтгэх Захирал нь байгууллага даяархи системүүдйг хариуцна. Ихэнхи тохиолдолд байгууллагын дэмжих системүүд (санхүү, захиргаа, хүний нөөц, хуулийн гэх мэт) –д хангалттай анхаарал авдаггүй.
Эдгээр дэмжих нэгжүүд хосолсон функцтэй байдаг. Нэг талаар эдгээр нь байгууллагыг дэмждэг буюу Гүйцэтгэх Захирал болон ТУЗ-д одоогийн санхүүгийн байдлын талаар мэдээлэл өгөх гэх мэт. Нөгөөтэйгүүр, менежерүүдэд ажлаа хийхэд хэрэг болохуйц мэдээлэл, хэрэгслийг (жишээ нь зардал болон төсвийн тайлан) олгодог.
Эдгээр дэмжих системүүдэд хангалттай анхаарал хандуулахгүй бол, менежерүүдэд туслаж, дэмжих зорилготой системүүд харин ч эсрэгээр үйлчилж эхэлдэг. Байгууллага даяар ажилчид нэг нэгнээсээ хамааралтай болох нөхцлүүд үүсдэгч хэрэгтэй туслалцаа, дэмжлэгээ авч чадахгүй тохиолдолд ажлаа сайн гүйцэтгэх боломжгүй болдог.
Ямар нэгэн байдлаар байгууллагын дэмжих системүүд, менежерүүдэд тус биш “ус” болох нөхцөл байдлыг үүсгэчихээд байдаг. Менежерүүд туслах гэж харахаасаа илүү ядаргаа, зовлон үзэх тохиолдол олон. Жишээ нь, ажлын гүйцэтгэлийн үнэлгээ Хүний Нөөцийнхий хувьд болох ёстой ажил гэж үздэг бол менежерүүд даваад гарах ёстой “чөтгөр шүглэсэн” бартаа гэж хардаг.
“Corporate Leadership Council” буюу Байгууллагын Удирдлагын Зөвлөлийн хийсэн судалгаагаар 100 гаруй гүйцэтгэлийн үзүүлэлтүүдийг авч үзэхэд ажлын гүйцэтгэлийн үнэлгээний процессийг зовлон мэт хандахад гүйцэтгэл 1%-иар буурдаг гэж дүгнэжээ. Хачирхалтай нь, гүйцэтгэл сайжруулахад хамгийн чухал үүрэг гүйцэтгэдэг үзүүлэлт нь шударга, үнэн зөв “feedback” буюу эргэх холбоо/ үнэлгээ гэжээ.
Ямар нэгэн байдлаар гүйцэтгэлийн менежментийн систем нь менежерүүд ажилчиддаа чухал эргэх холбоо үүсгэж, үнэн зөв үнэлэмжийг өгөхөд саад болж байна гэсэн үг юм. Сайн менежмент гэдэг бол нэг ёсондоо баг тус бүртэй эргэх холбооны тогтолцоог бий болгохыг хэлдэг. Хүний Нөөцийн процесс менежерийн хувьд цаас бөглөх төдий бол маш динамик энэхүү системийн гол хэсгүүд болох ажил хуваарилан даалгах, ажилчидаа сургах, хөгжүүлэх гэх мэтийг чухал үүргүүдийг үл хайхран, улмаар энэ систем бүхэлдээ үр өгөөжгүй ажиллаж байна гэсэн үг юм.
Яг энэ сэтгэхгүй байгууллагын бүхий л систем дээр байх ёстой. Дэд захирал энэ ажлыг удирдан чиглүүлэх гол үүргийг гүйцэтгэх үүрэгтэй ч Гүйцэтгэх захирал газар, нэгж болгонд эдгээр системүүдийн тэнцвэрийг олох хариуцлага үүрнэ. Тэр цоо шинэ санхүүгийн систем Санхүүгийн захирлын хувьд бүх асуудлыг шийдэх галзуу систем санагдав ч, Үйл Ажиллагааны Менежер болон бусад менежерүүдийн хувьд яг тийм байж чадах уу? Байгууллагын хувьд яг ямар сайжралууд гарах вэ? Зөвхөн Гүйцэтгэх Захирал л үүнд хариулж чадна.
Дараагийнх нь юу вэ?
“Тэгээд л тэд нар өндөр цалинтай ажилладаг” гэж Гүйцэтгэх Захиралуудын талаар ярих нь учир жанцантай. Яагаад вэ гэвэл тэдний ажил байгууллагын хамгийн нарийн, төвөгтэй нь байдаг. Гүйцэтгэх захирал байгууллагыг бүхэлд нь удирдан залуурдана. Гүйцэтгэх Захирал байгууллагыг түүний эзэд болон гадаад ертөнцтэй холбох гол холбоос.
Албан ёсны тодорхойлолтоороо бол Гүйцэтгэх Захирал нь байгууллага болон ТУЗ-ийг хооронд нь холбогч. Цаг хугацаа болон анхаарал шаардсан, хоорондоо өрсөлдсөн ч юм уу гэмээр олон тодотголтой ажлуудтай гүйцэтгэх захирал нь стратеги, эздүүд, хувь нийлүүлэгчид болон ТУЗ-тэй холбоотой асуудлууд дээр төвлөрөх амархан байдаг.
Гэхдээ амжилтанд хүрэхийн тулд Гүйцэтгэх Захирал Гүйцэтгэх Захирлын доорхи 6 үндсэн үүргүүдэд ч мөн цаг гаргаж, анхаарал хандуулах шаардлагатай:
1. Удирдан чиглүүлэх
2. Ажлыг оновчтой хуваарилаж, даалгах (даргаас менежер, менежерээс туслах руу гэх мэт дээрээс доош)
3. Ажил саадгүй урсах нөхцлийг бүрдүүлэх (газар, нэгж хооронд буюу хөндлөн чиглэлд)
4. Байгууллагын зохистой загварыг бүтээн хэрэгжүүлэх
5. Үр дүнтэй Авъяас, Ур Чадварын Менежментийн системийг бий болгох
6. Зохистой дэмжих системүүдийг үүсгэх
Бүгдээрээ дараагийн бүлэгт эдгээр 6 үүргүүдийг дэлгэрэнгүй авч үзэх болно.
Амжилт!
